Nach einem Meeting mit drei Leuten zur Budgetplanung fragt sich oft jeder: Wer hatte nochmal die Aufgabe übernommen? Googles KI-Notizfunktion in Meet hilft. Bisher konnten Admins die automatische Mitschrift nur für alle Meetings an- oder ausschalten. Jetzt kommt eine dritte Option hinzu. Admins können einstellen, dass die Notizenfunktion nur bei Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern aktiv wird. Die KI wird gezielter eingesetzt.
Google Workspace Updates kündigt die Änderung an. In vielen Unternehmen laufen täglich viele Meetings. Ein kurzer Zwei-Minuten-Call braucht kein Protokoll. Bei drei oder mehr Personen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verloren gehen. Die neue Einstellung zielt auf diese Meetings ab.
Was ändert sich für Admins?
Bisher konnten Admins nur zwischen „An“ und „Aus“ wählen. Jetzt gibt es einen dritten Schalter: „Nur für Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern“. Google rollt die Option schrittweise aus. Bei Business Standard und Business Plus ist sie standardmäßig aktiv. Bei Enterprise Standard, Enterprise Plus, Frontline Plus und dem Google AI Pro for Education Add-on ist sie standardmäßig aus. Die neue Endnutzer-Erfahrung kommt frühestens am 21. September 2026. Admins haben bis dahin Zeit, die Konfiguration anzupassen.
Bei Organisationen im Gemini Alpha Programm könnte die Einstellung bereits aktiv sein. Google empfiehlt, die Einstellungen vor dem 21. September 2026 zu prüfen. Sonst schreibt die KI vielleicht jedes 1:1-Gespräch mit. Das wäre unnötig und datenschutzrechtlich problematisch. Die neue Option gibt Admins Kontrolle zurück.
Was ändert sich für Endnutzer?
Auch für Endnutzer gibt es ein Update. Bisher konnte man „Take notes for me“ global ein- oder ausschalten. Neu ist die Option, sie nur für Meetings zu aktivieren, die man selbst hostet und an denen mindestens drei Personen teilnehmen. Die Wahl: „Für alle Meetings, die ich mit 3+ Gästen hoste“. Diese Option kommt frühestens ab dem 21. September 2026. Der Rollout erfolgt graduell über bis zu 15 Tage.
Die Admin-Standardeinstellungen gelten für alle Nutzer. Nach dem 21. September können Nutzer die Einstellung in ihren persönlichen Meet-Einstellungen überschreiben. Die Oberfläche bleibt einfach: Ein Schalter, ein Dropdown-Menü.
Eine Analogie zum besseren Verständnis
Stell dir einen Assistenten vor, der in Meetings mitschreibt. Bisher konntest du nur sagen: „Immer mitschreiben“ oder „Nie mitschreiben“. Die neue Einstellung ist wie ein Dimmer. Du sagst: „Schreib nur mit, wenn mindestens drei Leute da sind.“ Die KI spart Rechenleistung und vermeidet unnötige Daten.
Admins sind die Chefetage des Assistenten. Sie legen Grundregeln fest. Bisher hatten sie einen groben Hebel. Jetzt einen feineren Regler. Ein Startup aktiviert vielleicht die 3+-Regel, ein Großkonzern deaktiviert sie. Die Wahlmöglichkeit ist der Kern.
Warum das mehr ist als nur ein Feature-Update
Die Funktion ist Teil von Googles Gemini-Angebot. Bisher war sie entweder komplett frei oder gesperrt. Jetzt gibt es mehr Nuancen. Jedes Transkript kostet Speicher und Rechenleistung. Beschränkung auf sinnvolle Fälle spart Kosten.
Unternehmen können die Funktion gezielter einsetzen. Vertrauliche Gespräche werden nicht protokolliert. Bei größeren Runden empfinden Mitarbeiter die KI als hilfreich.
Zeitplan und was du jetzt tun solltest
Der Rollout der Admin-Einstellung läuft und endet am 3. August 2026. Die Endnutzer-Einstellung folgt ab dem 21. September 2026. Bei Business Standard oder Business Plus ist die Einstellung standardmäßig aktiv. Prüfe vor dem 21. September, ob das gewünscht ist. Sonst schalte sie um. Bei Enterprise und Frontline ist sie standardmäßig aus. Die Einstellung ist unter Apps > Google Workspace > Google Meet > Meeting-Sicherheit zu finden.
Endnutzer müssen vor dem 21. September nichts tun. Danach können sie in den Meet-Einstellungen wählen, ob die Notiz nur für eigene Meetings mit 3+ Personen gilt. Hat der Admin die Funktion deaktiviert, kann der Nutzer sie nicht aktivieren.
Konkret: Du hast ein Projektmeeting mit vier Kollegen. Startest das Meeting. Die KI schreibt mit, wenn dein Admin die 3+-Regel aktiviert hat. Nach dem Meeting findest du die Notizen in der Meet-Oberfläche. Gleichzeitig wird dein 1:1-Gespräch mit dem Chef nicht protokolliert.
Quelle: workspaceupdates.googleblog.com
